انسان در کلیه اموری که انجام می‌دهد اگر بخواهد به موفقیت دست پیدا کند باید گام‌های مشخصی بردارد و مسیر معینی را طی کند. حسابداری نیز از این امر مستثنی نیستند. در هر واحد اقتصادی حسابداران باید روند خاص و منظمی را به ترتیب طی کنند تا به هدف نهایی واحد خود برسند که به اصطلاح به این نظم و رویه چرخه حسابداری می گویند.

تا آخر این مقاله با دروسا حساب همراه باشید.

چرخه حسابداری چیست ؟

چرخه حسابداری، فرایندی گام به گام و مرحله به مرحله شامل شناسایی، دسته بندی، ثبت، تلخیص و گزارش کلیه رویدادهای مالی واحد تجاری در دوره مشخص مالی می باشد.
اگر این چرخه یا این عملیات های پیاپی به درستی انجام نشود تبعات بسیاری به همراه خواهد داشت اما این فرآیند اگر به درستی انجام پذیرد، گزارشات به دست آمده بسیار مفید و کارآمد و قابل اتکا خواهند بود. که این گزارشات در قالب ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد و …تهیه و ارائه میگردد.

مراحل چرخه حسابداری:

عموما مراحل چرخه حسابداری به صورت زیر دسته بندی می گردد:

  1. جمع آوری اطلاعات و داده ها و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک مثبته
  2. تجزیه و تحلیل داده ها و رویدادهای مالی و ثبت سند آنها
  3. ثبت داده ها و رویدادهای مالی در دفتر روزنامه با اولویت تاریخ
  4. انتقال ثبت های انجام شده از دفتر روزنامه به دفتر کل
  5. تهیه تراز آزمایشی
  6. بررسی تراز آزمایشی و انجام اصلاحات و تعدیلات
  7. تهیه تراز آزمایشی (اصلاح شده)
  8. تهیه صورت‌های مالی (در پایان دوره)
  9. بستن حساب‌های موقت (در پایان دوره)
  10. تهیه تراز آزمایشی اختتامی و بستن حساب‌های دائمی (در پایان دوره)

1. جمع آوری اطلاعات و داده‌های رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک مثبته:

در هرکاری برداشتن اولین قدم بسیار حائز اهمیت است، در این مرحله اگر شما نتوانید تراکنش‌ها، رسیدها، فاکتورها و بقیه مدارک مثبته را به دست بیاورید نمی‌توانید وارد مرحله بعدی کار شوید.

2. تجزیه و تحلیل داده ها و رویدادهای مالی و ثبت سند آن‌ها:

بعد از به دست آوردن مدارک، درک درست و داشتن اطلاعات دقیق از آن مدارک بسیار اهمیت دارد. به عنوان مثال فاکتور خریدی که به دست شما رسیده آیا وجه نقدی بابت آن پرداخت شده؟ یا اینکه آیا اجناس خریداری شده در این فاکتور تحویل شده است؟
پس شما در این مرحله علاوه بر اخذ مدارک باید اطلاعات جامعی هم از آن رویداد مالی خاص داشته باشید؛ به عبارت دیگر این مرحله اساس انجام بقیه امور است و شما با تجزیه و تحلیل درست میتوانید این مدارک را دسته بندی نموده و با توجه به انواع اطلاعاتی که به دست آورده اید ثبت سند حسابداری آن ها را انجام دهید.

3. ثبت داده ها و رویدادهای مالی در دفتر روزنامه با اولویت تاریخ:

در حسابداری اسناد حسابداری در دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند که ثبت در دفتر روزنامه، باید با اولویت بندی تاریخ انجام شود.

4. انتقال ثبت های انجام شده از دفتر روزنامه به دفتر کل:

بعد از ثبت اسناد در دفتر روزنامه نوبت به دفترکل می‌رسد. یعنی هر حساب را از دفتر روزنامه تک به تک به حساب مربوطه در دفتر کل منتقل می‌کنیم. به عبارت ساده‌تر، این مرحله انتقال حساب‌های دفتر روزنامه به دفتر کل، به صورت بدهکار و بستانکاری می باشد.

 

دفتر روزنامه در چرخه حسابداری

 

5. تهیه تراز آزمایشی :

توضیحات تا این مرحله مربوط به کلیه امور و روال و رویدادهای روتین هر واحد تجاری می‌باشد بعد از این مرحله وارد مراحل کنترلی و مراحل بالاتر در چرخه حسابداری می‌شویم. در تهیه تراز آزمایشی کلیه حساب‌ها نمایش داده می‌شوند و بزرگترین هدف از تهیه تراز آزمایشی کشف ناهنجاری‌ها و مشکلاتی است که عموماً در ثبت اسناد و انتقال یا موارد دیگر به وجود آمده است و بدین وسیله آنها را کشف و اصلاح می‌کنیم.

6. بررسی تراز آزمایشی و انجام اصلاحات و تعدیلات:

بررسی تراز آزمایشی و اطمینان از صحت مانده ها و عملیات و تراز بودن حساب ها در این مرحله بسیار حائز اهمیت می باشد، چون بعد از این مرحله باید صورت های مالی تهیه شود.

7. تراز آزمایشی (اصلاح شده):

پس از بررسی و تجزیه تحلیل و رفع ایرادات و مشکلات، در صورت نیاز ثبت های اصلاحی و تعدیلات انجام می‌شود و مجدد تراز آزمایشی تهیه می‌شود که نام این تراز آزمایشی، تراز آزمایشی اصلاح شده می‌باشد. که نشان می‌دهد از صحت اطلاعات اطمینان حاصل شده و آماده تهیه صورت‌های مالی می باشد.

8. تهیه صورت های مالی (در پایان دوره):

بزرگترین عملیات تحلیلی که در چرخه حسابداری انجام می‌شود تهیه صورت‌های مالی می‌باشد. صورت‌های مالی نشان دهنده کلیه عملکرد یک واحد تجاری است که در یک دوره مشخص انجام شده و استفاده کنندگان آن، هم برون سازمانی و هم درون سازمانی خواهند بود. صورت های مالی اساسی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان جامع و صورت جریان نقدی میباشد.

9. بستن حساب‌های موقت (در پایان دوره):

همانطور که می‌دانید حساب‌ها به دو دسته موقت(سود و زیانی) و دائمی( ترازنامه ها) تقسیم می‌شوند. در این مرحله در پایان سال مالی معمولاً حسابهای موقت را به حساب خلاصه سود و زیان می‌بندیم.

10. تهیه تراز آزمایشی اختتامی و بستن حساب‌های دائمی (در پایان دوره):

در مرحله بعدی چرخه حسابداری بعد از بستن حساب‌های موقت و قبل از بستن حساب‌های دائمی باید لیستی (گزارشی) تهیه کنیم که تراز اختتامیه نام دارد. بعد از این مرحله نوبت به بستن حساب‌های دائمی می‌رسد که شامل حساب‌های ترازنامه‌ای( دارایی‌ها و بدهی‌ها سرمایه‌ها) هستند و از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می شوند.

اهمیت چرخه حسابداری:

همانطور که می‌دانید صورت‌های مالی در تصمیم گیری های آینده برای هر واحد تجاری بسیار حائز اهمیت می‌باشد. چه برای مدیران که استراتژی ها و برنامه ریزی های درون سازمانی خود را انجام می‌دهند و چه برای افراد برون سازمانی که بدانند وضعیت واحد تجاری چگونه است. که آیا ریسک سرمایه‌گذاری بالایی دارد؟ یاخیر؟
یاحتی برای بانک‌ها و موسسات اعتباری، که از طریق بررسی صورت‌های مالی متوجه می‌شوند که دادن اعتبارات و تسهیلات به این واحد تجاری منطقی و کم ریسک است؟ یا خیر؟

که همه این پاسخ ها در گرو شفافیت و صحت صورت های مالی می‌باشد. که رسیدن به آن نیز مرهون طی کردن صحیح چرخه حسابداری می باشد.
البته شایان ذکر است که سیستم ها و نرم افزارهای مالی کمک بسیار بزرگی به طی این فرایند کرده است که هم باعث جلوگیری از اتلاف وقت و هم جلوگیری از اشتباهات شده است.

سخن آخر:

هر واحد تجاری برای حفظ بقاء و سوددهی بیشتر نیازمند رعایت اصول خاصی می‌باشد و حسابداری هر واحد تجاری به عنوان قلب مجموعه باید برای چرخه حسابداری اهمیت ویژه‌ای قائل باشد تا بتواند به درستی در جهت نیل به اهداف سازمان خود عمل نماید.