یکی از مهمترین اموری که بعد از ثبت شرکت باید انجام شود، پلمپ دفاتر قانونی می‌باشد که کلیه اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) و اشخاص حقیقی (گروه اول مشاغل) جزو مشمولین این قانون هستند و جهت قانونی کردن فعالیت های مالی خود باید پلمپ دفاتر قانونی را انجام دهند.

دفاتری که باید پلمب شوند چه دفاتری هستند؟ از طریق چه سازمانی باید پلمپ دفاتر انجام شود؟ آیا پلمپ‌ دفاتر مهلت قانونی دارد؟ پلمپ نکردن دفاتر قانونی عواقب قانونی به همراه دارد؟
در این مقاله تلاش می‌کنیم به سوالاتی که در بالا مطرح شده پاسخ دهیم و خواندن این مقاله را به کلیه مشمولین این قانون، حسابداران، مدیران مالی و صاحبان کسب و کارهای تجاری پیشنهاد می کنیم.

با دروسا حساب تا پایان این مقاله همراه باشید.

پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

برطبق ماده ۶ قانون تجارت، کلیه اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) و اشخاص حقیقی (گروه اول مشاغل) بعد از ثبت شرکت خود جهت اظهار درآمدها و هزینه‌های خود (عملیات مالی) به پلمپ دفاتر نیاز دارند.
در ماده ۶ قانون تجارت به دفاتر موضوع این قانون اشاره شده است:

  1. دفتر روزنامه (توضیح در ماده ۷ قانون تجارت)
  2. دفتر کل (توضیح در ماده ۸ قانون تجارت)
  3. دفتر دارایی (توضیح در ماده ۹ قانون تجارت)
  4. دفتر کپیه (توضیح در ماده ۱۰ قانون تجارت)

اما معمولاً دفتر روزنامه و دفتر کل برای کلیه کسب و کار ها اجباری است.
همانطور که قبلا اشاره شد، طبق توضیح ماده ۷ قانون تجارت دفتر روزنامه دفتری است که باید کلیه معاملات و فعالیت‌های واحد تجاری به صورت روزانه در آن ثبت گردد و دفتر کل طبق توضیح ماده ۸ قانون تجارت دفتری است که، باید کلیه معاملات حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج و به دفتر کل منتقل گردد.

و همینطور بر اساس ماده ۱۱ قانون تجارت دفاتر مذکور (عموماً دفتر روزنامه و دفتر کل) می‌بایست توسط ادارات ثبت مهر و امضا و پلمپ شوند.

پس دفاتر قانونی شامل (عموماً) دفتر روزنامه و کل و در بعضی موارد شامل دفتر دارایی و کپیه می‌باشند که تمامی صفحات این دفاتر توسط ادارات مربوطه پلمپ می‌شوند و تعداد صفحات این دفاتر مطابق با کارکرد (درخواست واحد مربوطه) ۵۰ برگی، ۱۰۰ برگی و یا ۱۵۰ برگی یا بیشتر خواهد بود.

علت پلمپ دفاتر قانونی:

پلمپ دفاتر قانونی برای شفافیت روند و فعالیت های مالی و به منظور جلوگیری از تحریف، سوء استفاده، دستگاه کاری و اعمال جریمه انجام می‌گیرد.

مهلت پلمپ دفاتر قانونی :

جهت اخذ دفاتر پلمپ شده در هر سال باید سال قبل از آن (قبل از شروع سال مالی جدید)، اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال ۱۴۰۱ تا آخر اسفند ماه سال ۱۴۰۰ باید اقدام نمود.

نکته) برخلاف تصور عموم ،حتی شرکت‌هایی (مشمولین) که کارکرد و فعالیت مالی نداشته اند نیز از این قانون مستثنی نیستند، بلکه باید این دفاتر را اخذ و به صورت سفید و نانویس به مراجع مربوطه (دارایی) تسلیم نمایند.

 

مهلت پلمپ دفاتر قانون

 

مدت نگهداری دفاتر:

در ماده ۱۳ قانون تجارت صراحتاً اشاره شده که تاجر (مودی) باید دفاتر را ختم هر سالی، حداقل تا ده سال نگهداری کند و همینطور بر طبق ماده ۳۴ قانون ارزش افزوده، مودیان مشمول مکلفند دفاتر و مدارک مذکور را به مدت ۱۰ سال بعد از سال مالی مربوطه نگهداری نمایند و در صورت نیاز به ماموران مالیاتی ارائه دهند.

سایت پلمپ دفاتر:

با مراجعه به سایت irsherkat.ssaa.ir و تکمیل فرم های مربوطه می‌توانید درخواست پلمپ دفاتر خود را انجام دهید‌.

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر (اشخاص حقیقی):

  • کپی شناسنامه و کپی کارت ملی
  • اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری
  • فرم تکمیل شده اظهارنامه پلمپ

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر (اشخاص حقوقی):

  • کپی کارت ملی مدیرعامل
  • اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری
  • کپی روزنامه رسمی شرکت (آخرین تغییرات)

پیامدهای عدم پلمپ‌دفاتر:

بر طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم مودیانی که مشمول این قانون هستند در صورت عدم ارائه دفاتر مشمول جریمه‌ای معادل ۲۰ درصد مالیات متعلق خواهد شد.

نتیجه گیری :
شرکت‌ها و اشخاص مشمول برای معتبر کردن و قانونی کردن فعالیت‌های خود باید پس از ثبت شرکت، دفاتر قانونی خود را اخذ نمایند و بعد از آن کلیه عملیات و رویدادهای مالی خود را در دفاتر مربوطه منعکس نمایند. عدم پلمپ‌دفاتر بسیار مهم است چنانچه قانونگذار جریمه ای ۲۰ درصدی از مالیات متعلقه را برای آن در نظر گرفته است. پس بارعایت موارد و مواعد قانونی این مبحث می توانید از بروز جرایم و مشکلات آتی آن جلوگیری به عمل آورید.