11 نکته خرید نرم افزار حسابداری

یکی از مهمترین تصمیماتی که مدیران و صاحبان هر کسب و کاری باید بگیرند، انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری می باشد.

دراین زمینه مدیران با استفاده از تجارب دیگر افراد و همچنین استفاده از راهنمایی های افراد متخصص و همچنین مطالعه و بررسی خواسته ها و داشته های خود می توانند درباره این مهم تصمیم‌گیری نمایند.

در گذشته عملیات حسابداری در واحدهای تجاری به صورت دستی و کاغذی انجام می‌شد که این کار باعث صرف زمان بسیار زیاد و به‌کارگیری نیروی انسانی زیاد و … می شد که با ورود کامپیوتر ها و بعدتر با ورود نرم افزارهای متنوع حسابداری امور و فرایند حسابداری کوتاه تر و راحت تر شدو در عین حال از اتلاف وقت و نیروی انسانی جلوگیری به عمل آورده شد..

از همه مهمتر با کم شدن عملیات کاغذی از اشتباهاتی که در طی فرآیند به صورت ناخواسته به وجود می‌آمد جلوگیری و در نهایت گزارشات به روز تر و قابل اتکاتر شد.

دروسا حساب در این مقاله قصد دارد که به ویژگی و نکات مهم در خرید یک نرم افزار خوب حسابداری بپردازد.

نکات مهم خرید نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم افزار های حسابداری به تنهایی کافی نیست بلکه باید  با نکات مهم  قبل از خرید نرم افزارهای حسابداری آشنا شوید چه بسا با پرداخت هزینه زیاد و با خرید نرم‌افزاری که برای سازمان و کسب و کار شما کارایی ندارد متحمل چالش و زیان بزرگی خواهید شد و مجددا مجبور به خرید نرم افزار حسابداری دیگر و انجام مجدد فرآیند خواهید شد پس باید بدانید انتخاب یک نرم افزار حسابداری کارآمد برای هر کسب و کاری امری حیاتی می‌باشد.

بهتر است قبل از خرید نرم افزار حسابداری به نکات و ویژگی های زیر دقت کنید:

1. برای اولین قدم بهتر است از کسب و کار خودمان شروع کنیم با بررسی خواسته های خودمان بدانیم که از یک برنامه حسابداری چه توقعی داریم و چقدر برای خرید یک نرم افزار حسابداری می توانیم هزینه کنیم.

واحد تجاری خود را آنالیز کنیم و با توجه به نوع فعالیتی که داریم (مثلاً صنعتی، بازرگانی ،خدماتی، فروشگاهی و یا…) ویا  نوع ورود اطلاعات و نوع گزارش ها و غیره برنامه‌های حسابداری را مورد بررسی قرار دهیم به عبارت ساده تر ببینیم هدف ما از خرید یک برنامه حسابداری چیست؟

2.بعد از بررسی واحد تجاری خودمان متوجه خواهیم شد که علاوه بر نرم افزار حسابداری، نرم افزارهای دیگری مانند حقوق و دستمزد، خزانه داری (دریافت و پرداخت)، فروش و بهای تمام شده و… مورد نیاز می باشد یا خیر.

باید بدانیم که قرار است چند نفر کاربر از نرم افزار حسابداری استفاده کنند که برنامه حسابداری منتخب ما امکان استفاده از چندین کاربر به صورت همزمان را دارد یا خیر

3.همانطور که می دانید در هر مجموعه برخی از افراد نباید برخی از گزارشات را مشاهده کند و یا اینکه افراد تازه کار نباید امکان حذف و ویرایش اسناد را داشته باشند پس به این منظور باید برنامه حسابداری تهیه کنیم که بشود برای کاربران سطوح دسترسی تعیین کرد.

۴) همانطور که قبلا هم گفتیم در انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب بهتر است از راهنمایی های دیگر افرادی که از آن نرم افزار خاص استفاده می کنند نیز بهره مند شویم و این نشان‌دهنده حسن شهرت نرم افزار مربوطه می باشد.

۵. برخی از نرم افزارهای حسابداری دارای نسخه آموزشی هستند به عنوان مثال شرکت سپیدار سیستم قبل از اینکه شما یک برنامه حسابداری را خریداری کنید نسخه آزمایشی را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می دهد تا شما بتوانید با امکانات و قابلیتهای نرم‌افزار آشنا شوید.

۶. یکی از ویژگی های موثر در انتخاب یک نرم افزار حسابداری دارا بودن و ارائه نسخه آموزشی به صورت رایگان می باشد، مثلا یکی از نرم افزارهایی که امروز در این زمینه بسیار موفق بوده نرم افزار سپیدار سیستم میباشد.

۷. امکان نصب آسان و استقرار و راه اندازی یک نرم افزار از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد.

۸. یکی از مهمترین شاخصه های یک نرم افزار خوب و کاربردی، روش پشتیبانی و ارائه خدمات آن می باشد یعنی اگر برای کاربر سوالاتی به وجود بیاید یا نرم افزارفرمان خطایی بدهد، اول تیم پشتیبانی نرم افزار مربوطه بتوانند تلفنی و با استفاده از ارتباط اینترنتی مسئله را حل کند.

اگر به این صورت مسئله حل نشد تیم پشتیبانی بتواند نیروی خود را در اسرع وقت و به صورت رایگان به محل کاربر اعزام کند البته ساعات پشتیبانی حتی در روزهای تعطیل بسیار مهم می باشد.

۹. از موارد موثر در انتخاب یک نرم افزار حسابداری، طراحی آسان و کاربر پسند بودن آن می باشد.

۱۰. امکان ارتقای نرم افزار حسابداری و امکان اتصال آن به برنامه های دیگر مانند حقوق و دستمزد، بهای تمام شده و حتی دستگاه کارت ساعت از دیگر امکانات مهم برای خرید یک نرم افزار حسابداری می باشد.وحتی خروجی اطلاعات بصورت اکسل و ورد برای تهیه گزارشات مدیریتی بسیار کاربردی است.

۱۱. امکان پشتیبان گیری به صورت اتومات و در ساعت های تعیین شده از دیگر امکانات مهم نرم افزار های حسابداری می باشد.

کلام آخر:

همانطور که قبلاً گفتیم برای خرید یک نرم افزار خوب و کاربردی بهتر است از مشاوره افرادی که در حوزه حسابداری مشغول به فعالیت هستند استفاده کنیم و در مرحله اول خواسته‌های واحد تجاری خود را بررسی کنیم و توان مالی خود را برای خرید نرم‌افزار حسابداری بسنجیم و سپس با توجه به قابلیت‌ها و کاربردهای نرم افزارهای موجود در بازار اقدام کنیم.

تیم دروسا حساب به عنوان مشاوره در زمینه خرید نرم افزارهای حسابداری و نصب و استقرار و  آموزش نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم را به صورت خاص به کاربران خود پیشنهاد می کند و حتی در زمینه حسابداری شرکت های تحت قرارداد خود از برنامه سپیدار سیستم استفاده می‌کند.

در تجربه چندین ساله ما اطمینان و کارایی و قابلیت این نرم افزار اثبات شده است شما هم اگر قصد مشاوره و خرید نرم افزار حسابداری سپیدار یا هر برنامه  حسابداری دیگری را دارید می توانید با ما تماس بگیرید.