اسناد و مدارک مثبته در حسابداری، شاید جزوابتدایی ترین امور درحسابداری باشد اما علم و آگاهی به این اصطلاح در ابتدای کار باعث می‌شود، رویه مربوطه بسیار عالی و صحیح انجام شود و از بروز مشکلات بسیار بزرگ در آینده جلوگیری شود.

پس تا انتهای این مقاله با دروسا حساب همراه باشید.

اسناد و مدارک مثبته چیست؟

اسناد و مدارک مثبته، اسناد و مدارکی هستند که نمایانگر وقوع یک رویداد مالی یا معامله مشخص در واحد تجاری می‌باشند و به وسیله آنها میتوان رویدادها و وقایع مالی واحد تجاری را شناسایی، اندازه گیری و در نهایت ثبت نمود.
اسناد و مدارک مثبته بیانگر تاریخ، نوع و ماهیت و مبلغ رویدادهای مالی می‌باشند و این ویژگی ها باید روشن و معتبر باشند تا قابلیت اتکا داشته باشند.

_ بدین ترتیب می توان نتیجه گرفت که در حسابداری آنچه مهم است “مستندات کتبی قابل اتکا” می‌باشد و بر اساس گفته های اشخاص و مدارک شفاهی نمی توان عملیات حسابداری را انجام داد.

اهمیت اسناد مثبته در حسابداری :

  • اسناد و مدارک مثبته مبنا و اساس تجزیه و تحلیل و ثبت وقایع مالی در حسابداری هستند.
  • این اسناد ممکن است در رسیدگی های بعدی و ادعاهای قانونی مورد استفاده قرار گیرد.
  • در برخی مواقع اسناد مثبته برای دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان واحد تجاری و حتی احقاق حقوق دیگران مورد استفاده قرار می‌گیرد.
  • و غیره

برای اینکه بتوان گفت اسناد و مدارک قابل اتکا و اعتماد هستند باید کنترل هایی بر روی آنها انجام پذیرد. به عنوان مثال کنترل های ذیل باید در مورد فاکتورهای خرید و فروش انجام شود:

  1. کنترل سربرگ‌دار بودن فاکتور خرید یا فروش
  2. فاکتور دارای تاریخ معتبر باشد .
  3. فاکتور دارای شماره مسلسل چاپی باشد.
  4. فاکتور دارای مهر و امضا باشد.
  5. قلم خوردگی نداشته باشد.(مخدوش نباشد)
  6. مبلغ عددی و حروفی و محاسبات آن کنترل شود.
  7. کنترل مشخصات خریدار و فروشنده بر روی فاکتور انجام شود.
  8. و….

اسناد و مدارک مثبته در حسابداری ممکن است به صورت دستی چاپی باشند.

 

اسناد حسابداری

 

 

انواع اسناد مثبته که در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند

۱) رسید پرداخت وجه:

این فرم که اصولاً یک فرم چاپی متحدالشکل است توسط صندوق دار مورد استفاده قرار می گیرد. در این مورد صندوقدار هر وجهی را که پرداخت می‌کند از دریافت کننده وجه، رسید مربوطه را اخذ می نماید.
یعنی از دریافت کننده، بابت دریافت وجه فوق‌الذکر امضا می گیرد.

۲) دستور پرداخت چک (اسناد):

در دستور پرداخت چک، مشخصات دقیق چک به همراه تاییدیه‌ای از مدیر مربوطه وجود دارد که در آخر در آن از دریافت کننده چک فوق‌الذکر، رسید گرفته میشود.

۳) فاکتور :

زمانی که کالا به فروش می‌رسد یا خدماتی ارائه می شود، فاکتور فروش صادر می شود. که فرمت فاکتور ها باید مورد تایید سازمان امور مالیاتی باشد که در آن مشخصات دقیق خریدار و فروشنده، تاریخ،  کالا، محاسبات و…. وجود دارد.(طبق دستورالعمل سازمان امور مالیاتی کشور)

۴) رسید انبار:

قبضی است اصولا چاپی که در آن هر کالایی که به انبار وارد می‌شود به همراه مشخصات کامل در آن درج میگردد.

۵) حواله انبار:

قبضی است که کالاهایی که از انبار خارج می‌شوند به همراه ذکر دقیق مشخصات در آن درج می‌شود و از دریافت کننده هم رسید (امضا) گرفته می‌شود. اما مدارک دیگری برای صدور حواله انبار لازم است، مانند فرم درخواست کالا به همراه تاییدیه امضاهای مجاز

نکته) یکی از کنترل های اساسی در مورد بیشتر اسناد و مدارک مثبته، تطبیق امضاهای مجاز واحدهای تجاری می‌باشد. که با بررسی نام افراد در آخرین روزنامه رسمی و تطبیق امضاهای آن می‌توان کنترل‌های لازم را انجام داد.

در آخر:
ابتدای شروع عملیات حسابداری، جمع آوری مدارک و اسناد مثبته می‌باشد اما این مدارک مثبته باید کتبی و قابل اتکا باشند. قبوض برق، آب و تلفن و رسید های بانکی و ….نمونه‌هایی از اسناد و مدارک مثبته می‌باشند ولی همیشه کنترل های اساسی این مدارک تعیین می‌کند که آیا از آن‌ها در ثبت اسناد میتوان استفاده کرد یا خیر.

در خیلی از موارد دیده شده است که حسابدارانی، بی توجه به قابلیت اتکا و بر اساس مدارک شفاهی یا مدارک غیر قابل اتکا، اسناد حسابداری را صادر نموده اند. که بعدها باعث مشکلات عدیده واحد تجاری با سازمان امور مالیاتی و یا با کارفرمایان خود شده‌اند. پس حسابداران همیشه باید به ویژگی‌های اسناد و مدارک مثبت بسیار دقیق بوده و کنترل‌های آنها را با دقت انجام دهند و آنها را شناسایی نمایند و همچنین در مورد کفایت اسناد و مدارک مثبته نیز حساسیت ویژه‌ای قائل شوند.

و در نهایت ما به شما پیشنهاد می کنیم ماده ۱۴۷ قانون مالیاتهای مستقیم به همراه آیین نامه ها و بخشنامه ها و دستورالعمل های مربوطه به این ماده قانون را مطالعه فرمایید.